Facturering is een belangrijk onderdeel van iedere dienstverlenende onderneming. Een factuur is niet alleen een nuttig overzicht van de betaaltransacties, maar laat je ook op een duidelijke en beknopte manier zien welke diensten je hebt verleend.
Maar wat gebeurt er als je wijzigingen moet aanbrengen nadat een factuur is opgemaakt? Een gebruikelijke administratieve tip is dan een credit- of debetnota aanmaken in plaats van een nieuwe factuur met de nodige aanvullingen.
Wat betekent de term 'creditnota'?
Zonder creditnota’s zou de factuuradministratie iedere keer dat er een wijziging aangebracht moet worden een nieuwe factuur moeten opstellen. In plaats daarvan voegt de factuuradministratie meestal liever een creditnota toe aan de oorspronkelijke factuur om aan te geven waar een creditering had moeten worden toegepast.
Debetnota versus creditnota
Een debetnota informeert een klant over lopende schuldverplichtingen voor het bedrijf of voor de klant. Wanneer bepaalde diensten bijvoorbeeld zijn verleend voordat de factuur is opgesteld, kan het bedrijf een debetnota met de factuur meesturen om de klant eraan te herinneren welke betaling nog meer verschuldigd is.
Of als een klant een artikel retourneert, kan een debetnota worden opgemaakt om te laten weten hoeveel er is terugbetaald of op zijn rekening is bijgeschreven.Anders dan in een creditnota worden in een debetnota de al verleende diensten of de door de klant geretourneerde artikelen vermeld. Een creditnota is een aanvulling op een factuur wanneer een klant extra goederen of diensten vraagt, of wanneer een klant van gedachten verandert over een bepaalde dienst.
Reden waarom een creditnota nodig kan zijn
Een creditnota kan om veel redenen een noodzakelijk onderdeel zijn van het facturatieproces. Hier volgen enkele voorbeelden van wanneer je creditnota's kunt uitgeven:
Een beschadigde zending: Als een zending aankomt met gedeeltelijk beschadigde goederen, dan kan een creditnota worden uitgegeven voor de beschadigde materialen, terwijl van de klant nog steeds wordt verwacht dat hij de volledige prijs betaalt voor de onbeschadigde goederen.
Een klant heeft te veel gefactureerd: Geautomatiseerde facturering heeft een groot deel van de boekhoudsector overgenomen, waardoor veel van de menselijke fouten die vroeger routinematig in het systeem slopen, zijn verminderd. Toch zijn er nog steeds situaties waarin klanten te veel gefactureerd krijgen als gevolg van een onnauwkeurigheid in de boekhouding. Een creditnota kan worden toegepast om dit probleem op te lossen met een terugbetaling of een terugboeking.
Een zending is te laat aangekomen en er is een terugbetaling overeengekomen: Als een deel van een overeenkomst afhankelijk is van de levering van goederen of diensten op een bepaalde datum, dan kan een creditnota worden toegepast als die datum niet is gehaald als een vorm van verzoening tussen de winkelier en de klant.
Een klant verandert van gedachten over diensten: Als een factuur wordt uitgeschreven voor meerdere producten of diensten tegelijk, kan de klant van gedachten veranderen over een of twee van die items, maar de rest nog steeds nodig hebben. In die gevallen kan een creditnota worden toegevoegd aan de factuur in plaats van een nieuwe aan te maken.
Hoe maak je een creditnota
Hoe je een creditnota verwerkt, hangt af van de situatie en de voorkeur van de klant. Wanneer de creditnota bijvoorbeeld voor een bepaald product is dat de klant niet meer wenst te kopen, kan de creditnota worden verrekend met toekomstige betalingen. Maar als de klant wil, kan hij in plaats daarvan vragen het bedrag contant retour te krijgen. Wat de klant ook kiest, het bedrijf moet de administratie bijwerken zodat het over een nauwkeurige registratie van de transactie beschikt.
Waarom Mollie handig is voor je administratie
Of je nu facturen uitschrijft of nieuwe betaalopties aan je website toevoegt, Mollie is de eenvoudige oplossing voor boekhoudintegratie. Wij helpen bedrijven een moeiteloze betaalervaring te integreren voor hun online klanten. Kom meer te weten vandaag nog door contact op te nemen met ons team.
